AIを使ったプランナーのチェックリスト完了通知方法

この記事では、AIを活用してプランナーのチェックリストの完了通知を効率化する方法を解説します。これにより、作業の進捗を把握しやすくなり、チームワークを向上させることができます。

AIを使った調査・分析・制作ワークフロー

1. チェックリストの作成

initially, you need to create a checklist for your project. This can be done manually or using project management tools like Trello, Asana, or Notion.

2. AIアシスタントの設定

次に、AIアシスタントを設定します。この例では、MicrosoftのAIアシスタント「コートナ」を使用します。コートナを使うには、Microsoft 365のアカウントが必要です。

• コートナを設定するには、Microsoft 365のアカウントにログインし、「新しいメッセージ」を作成します。
• メッセージの宛先に、コートナのメールアドレスを入力します。このメールアドレスは、Microsoft 365のアカウント設定から確認できます。
• メッセージの本文に、以下のプロンプトを入力します。

作成したチェックリストを完了通知するための設定をしてください。

• メッセージを送信します。

3. チェックリストの完了通知の設定

コートナは、メッセージを受信すると、以下のようなレスポンスを返します。

作成したチェックリストを完了通知するための設定をします。
以下の情報を必要とします。

- チェックリストのURL
- 完了通知を受け取るメールアドレス
- 完了通知を送信する頻度（日単位）

この情報をメッセージで送信してください。

• このレスポンスに基づき、以下の情報をメッセージの本文に入力します。

チェックリストのURL: https://trello.com/b/your-board-url
完了通知を受け取るメールアドレス: your-email@example.com
完了通知を送信する頻度: 1

• メッセージを送信します。

4. 完了通知の受信

コートナは、チェックリストの完了通知を定期的に送信します。通知の内容は以下の通りです。

チェックリスト「[チェックリストのタイトル]」の完了率は、[完了率]%です。

完了したタスクは、[完了したタスクの数]個です。 未完了のタスクは、[未完了のタスクの数]個です。

## プロンプト例と設定の調整ポイント

- プロンプト例：作成したチェックリストを完了通知するための設定をしてください。
- 設定の調整ポイント：
  - チェックリストのURL：チェックリストが存在するURLを入力します。
  - 完了通知を受け取るメールアドレス：完了通知を受け取るメールアドレスを入力します。
  - 完了通知を送信する頻度：完了通知を送信する頻度を日単位で入力します。例えば、1日に1回送信する場合は、1と入力します。

## 法的・倫理的な注意点と安全な運用方法

- プライバシー保護：完了通知を受け取るメールアドレスは、個人を特定できる情報であるため、他者に漏洩しないように注意してください。
- メールボックスの容量：完了通知を定期的に送信する場合、メールボックスの容量を確保してください。
- AIの制御：AIアシスタントは、設定したプロンプトに従って動作しますが、不適切なプロンプトを入力した場合、望まない動作をする可能性があります。プロンプトを入力する際は、慎重に行ってください。

## FAQ

**Q1：AIアシスタントを使わない場合、どうすればいいですか？**

A1：AIアシスタントを使わない場合、手動でチェックリストの完了通知を送信する必要があります。例えば、毎日、チェックリストの完了率を確認し、完了率が100%に達した場合、関係者に通知を送信することができます。

**Q2：完了通知を送信する頻度を変更したい場合、どうすればいいですか？**

A2：完了通知を送信する頻度を変更する場合、コートナに以下のプロンプトを送信します。

完了通知を送信する頻度を変更します。 新しい頻度をメッセージで送信してください。

- このレスポンスに基づき、以下の情報をメッセージの本文に入力します。

新しい頻度: 2

- メッセージを送信します。この例では、完了通知を送信する頻度を2日に変更しています。

**Q3：チェックリストの完了通知を停止したい場合、どうすればいいですか？**

A3：チェックリストの完了通知を停止する場合、コートナに以下のプロンプトを送信します。

チェックリストの完了通知を停止します。

- このプロンプトを送信すると、コートナはチェックリストの完了通知を停止します。

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*本記事はAI技術の安全な活用を推奨します。関連法規を遵守のうえご利用ください。*