SharePointでのExcelファイル更新通知の詳細

この記事では、SharePoint上のExcelファイルの更新を自動的に通知するためのAIを活用したワークフLOWを解説します。これにより、チーム内でのファイルの最新状態を把握し、効率的なコラボレーションを実現できます。

AIを活用した調査・分析・制作ワークフロー

1. 環境の準備

SharePointとPower Automate（Microsoftの無料の自動化ツール）にアクセスできるアカウントを用意します。

2. フローの作成

Power Automateで新しいフローを作成し、トリガーとして「SharePoint - When an item is created or modified」を選択します。このトリガーは、指定した SharePointのリスト内の項目（ファイル）が作成または更新された際にフローを開始します。

3. 条件の追加

フローの条件として、「ファイル名が「更新通知対象のExcelファイル名」と一致する」ことを追加します。これにより、特定のExcelファイルの更新のみを対象に通知を送信できます。

4. AIモデルの追加

フローの「条件」の「はい」の側に、AIモデル「Office Scripts - Run a script」を追加します。このモデルは、SharePoint内のExcelファイルに対してスクリプトを実行し、更新内容を分析します。

5. スクリプトの作成

AIモデルで使用するスクリプトを作成します。このスクリプトでは、更新されたファイルの差分を分析し、重要な変更点を特定します。例えば、新しいデータが追加された行や、既存のデータが変更された行を特定するスクリプトを作成します。

6. 通知の送信

フローの「Office Scripts - Run a script」の後ろに、「送信 - 送信」アクションを追加します。このアクションでは、更新内容をメールの本文として送信します。宛先は、通知を受け取るべきチームメンバーのメールアドレスを指定します。

7. フローのテストと実行

作成したフローをテストし、正常に動作することを確認します。その後、フローを有効化して、 SharePoint内のExcelファイルの更新を自動的に通知するようにします。

プロンプト例と設定の調整ポイント

• フローのトリガーとして「SharePoint - When an item is created or modified」を使用する場合、対象の SharePointのリストを指定します。
• 条件として「ファイル名が「更新通知対象のExcelファイル名」と一致する」を追加する際、ファイル名を正確に指定します。
• AIモデル「Office Scripts - Run a script」で使用するスクリプトを作成する際、更新内容を分析するためのロジックを実装します。例えば、新しいデータが追加された行や、既存

のデータが変更された行を特定するためのスクリプトを作成します。

• 通知を送信する際の「送信 - 送信」アクションでは、宛先として通知を受け取るべきチームメンバーのメールアドレスを指定します。

法的・倫理的な注意点と安全な運用方法

• SharePoint内のファイルに対するアクセス権限を適切に設定し、ファイルの更新内容を不正にアクセスされることを防ぎます。
• AIモデル「Office Scripts - Run a script」で使用するスクリプトには、ファイルの更新内容を分析するためのロジックのみを実装し、ファイルの内容を不正に操作するロジックを実装しないでください。
• 通知を送信する際の「送信 - 送信」アクションでは、宛先として通知を受け取るべきチームメンバーのメールアドレスのみを指定し、不特定多数に通知を送信しないでください。

FAQ

Q1: SharePoint内のファイルに対するアクセス権限はどう設定すればいいですか？

A1: SharePoint内のファイルに対するアクセス権限は、ファイルを作成したユーザーが所有者として設定されます。所有者は、ファイルの権限を変更することができます。ファイルの権限を変更する際は、ファイルを更新する権限を持つユーザーのみを追加し、不正にアクセスされることを防ぎます。

Q2: AIモデル「Office Scripts - Run a script」で使用するスクリプトには、ファイルの内容を不正に操作するロジックを実装してはいけませんか？

A2: AIモデル「Office Scripts - Run a script」で使用するスクリプトには、ファイルの更新内容を分析するためのロジックのみを実装し、ファイルの内容を不正に操作するロジックを実装しないでください。ファイルの内容を不正に操作するロジックを実装すると、ファイルの内容が破損する可能性があります。

Q3: 通知を送信する際の「送信 - 送信」アクションでは、宛先として通知を受け取るべきチームメンバーのメールアドレスのみを指定してください。不特定多数に通知を送信するのはどういった場合ですか？

A3: 通知を送信する際の「送信 - 送信」アクションでは、宛先として通知を受け取るべきチームメンバーのメールアドレスのみを指定し、不特定多数に通知を送信しないでください。不特定多数に通知を送信する場合は、ファイルの更新内容が共有可能な場合に限り、ファイルの更新内容を共有するサイトやチャネルを作成し、ファイルの更新内容を共有することができます。

以上で、SharePoint上のExcelファイルの更新を自動的に通知するためのAIを活用したワークフローの解説を終わります。このワークフローを実装することで、チーム内でのファイルの最新状態を把握し、効率的なコラボレーションを実現できます。法的・倫理的な注意点と安全な運用方法に留意し、適切に運用してください。

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本記事はAI技術の安全な活用を推奨します。関連法規を遵守のうえご利用ください。